Savez-vous qu’il est possible d’accueillir des clients même en votre absence ? C’est le rôle que joue votre boite de messagerie vocale professionnelle ! Quelles sont les idées pour personnaliser sa boite de messagerie vocale professionnelle. Lisez le contenu de cet article pour faire la découverte de ces idées.
Les étapes de la personnalisation de la messagerie vocale
La messagerie vocale est un moyen de communication. Elle permet d’enregistrer des messages vocaux à faire écouter aux clients ou aux prospects qui contacteront en l’absence de l’utilisateur. L’usage de la messagerie vocale a considérablement diminué avec l’avènement de l’internet. Les boites emails ainsi que les réseaux sociaux remplacent la boite de messagerie vocale. Toutefois, elle demeure fonctionnelle dans les entreprises. C’est un outil professionnel de communication entre les cadres et les clients. Pour utiliser la messagerie vocale, il est important d’en faire une personnalisation. Ceci permet aux clients ou prospects d’en savoir un peu plus sur votre entreprise. Pour procéder à l’enregistrement d’un message d’accueil, vous devez rentrer dans les paramètres sur Google Voice. Choisissez ensuite Messages vocaux et cliquez sur message d’accueil. Pour commencer l’enregistrement, cliquez sur « enregistrer » un message d’accueil. Lorsque vous finissez d’entrer votre message, il suffit d’appuyer sur « Arrêter » puis « enregistrer votre message ». Le menu vous permet par le même processus de modifier le message d’accueil de votre boite de messagerie vocale.
La personnalisation de la messagerie individuelle
Il arrive que certains cadres disposent des téléphones professionnels distincts de celui de l’entreprise. Ils auront donc à personnaliser leur boite de messagerie vocale afin de diriger les prospects ou clients vers des personnes pouvant leur satisfaire. Il existe plusieurs manières de personnaliser la boite de messagerie vocale d’une entreprise. La première possibilité consiste à enregistrer le nom de l’entreprise, les noms et prénoms du cadre en charge du service, les numéros à contacter en cas d’urgence. Quant à la seconde possibilité, il s’agit d’enregistrer une annonce qui pourra guider le client en votre absence. En voulant enregistrer le message, il est important de s’assurer que tout soit calme. Aucun bruit ne doit figurer dans l’élément sonore à enregistrer comme message d’accueil de votre boite de messagerie vocale. Vous devez utiliser une voix off pour le message d’accueil. Il est aussi conseillé de rédiger le texte à enregistrer et de l’approprier. Vous devez parler posément et clairement en précisant correctement les mots de votre message.
Personnaliser la messagerie vocale d’une entreprise
La personnalisation de la messagerie vocale est un excellent moyen pour garder contact avec les clients. Même en cas d’absence, la messagerie vocale peut renseigner les clients sur les informations de base. Dans le message que vous laisserez pour vos prospects, il est important de préciser votre absence. Par exemple, en cas de congés, on peut utiliser un message comme : « Bonjour, vous êtes sur le répondeur de (vous précisez votre nom et prénom). Pour des raisons de congé, nous ne pouvons pas donner suite à votre message avant (date de votre reprise de travail). En cas d’urgence, vous pouvez contacter (numéro, nom et prénoms d’une personne à contacter) ». Ce message peut être modifié pour être adapté à votre cas. Pour une entreprise commerciale ou une société, vous pouvez présenter vos services dans le message.
